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基层林业站档案规范化管理思考

基层林业站在开展林业资源管理活动中,形成了大量的业务管理档案。各基层林业站对业务档案采取的管理模式不尽相同,笔者认为,认真做好新形势下基层林业站档案管理工作,关系到林业资源的科学合理利用。

一、建立健全基层林业站档案管理体系

1.建立健全档案工作网络。建立健全档案工作网络是基层林业站档案管理的组织保障。县级林业站应建立由主管站长牵头,各科主任、各乡站长参加的全县档案工作领导小组,负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出档案工作总体要求,并协调解决在实行两级管理中的各种问题。县级林业站要具体制定业务档案的各项管理制度,除管理县级业务档案外,还要对乡级业务档案管理进行督促指导。各乡设兼职档案员,在县林业站的指导下进行业务档案的归档及科级业务档案的管理。2.建立健全档案管理制度。要实现科学规范的管理,就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先,在制定业务档案归档范围和归档制度时,县林业站档案人员应深入各乡镇,了解各科主要业务活动,与各科密切协商,具体确定符合实际的县级和乡级业务档案的归档范围。其次,对于各乡的业务档案也要同县级业务档案一样,提出统一的立卷要求,以确保乡级档案立卷的规范。最后,严格乡级档案的保管及利用制度。3.建立专兼职档案人员的培训制度。各乡兼职档案员大多熟悉本级的林业管理业务,但档案管理知识相对贫乏。因此,要做好林业业务档案工作,就必须加强培训和指导。要对上岗人员进行专业的培训,组织经验交流,取长补短,共同提高。要注重专业人才的培养,帮助其掌握档案管理知识,掌握一定的计算机知识,能够熟练操作档案管理信息系统,从而提高档案管理水平。县林业站可定期举办档案业务培训班,并将档案业务学习列入年度业务学习范围,进行学分评定,以提高他们学习档案业务的积极性。4.建立严格的考核奖惩制度。县林业站档案人员要主动指导乡档案人员立卷和编目。同时,县林业站在推行经济责任制时,应将业务档案的立卷归档也明确列入业务管理中,实行岗位责任制,明确职责范围,建立严格的考核奖惩制度,制定相应的考核指标,与奖金挂钩,定期对档案工作进行考核,最大限度地调动档案管理人员的工作积极性。这是确保县乡档案两级管理实施的重要措施。

二、明确县乡两级林业站业务档案的管理范围

我们要进一步认清基层林业站档案规范化管理所承担的责任,加强基层林业站档案规范化管理,这既满足了基层林业站现实发展的需求,又有利于基层林业站长远规划?;懔忠嫡局挥锌朔?,迎头赶上,大力开展档案规范化管理工作,才能适应社会和时代发展的需要,更好地为基层林业事业科学发展服务。1.业务档案实行统一领导、分级管理。这是指在县林业站档案工作领导小组的统一领导下,将业务档案纳入县乡两级林业站档案工作管理体系,同其他门类的档案一样,业务档案的管理接受县级林业站档案工作领导小组的统一领导,由县级林业站档案室负责具体组织实施,林业业务档案实行县、乡两级管理。2.业务档案按内容实行分级管理。林业档案分别为县级业务档案和乡级业务档案两个层次。在确定县级业务档案的范围时,应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分,要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为县级档案,以确保县级业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。对森林和野生动植物资源管理、检测中所形成的材料,需要逐年加以补充的,在乡级保存保管更为便利。此外,动植物资源管理等档案资料来自于长期的大量的日常性管理材料的积累,工作成果的取得周期长。这些常规性监管材料,不仅对当年的管理分析有用,而且可能在若干年以后从中发现档案价值。这些经常性业务活动形成的材料,应存放乡级业务档案保管。3.业务档案收集整理的责任划分。凡划归县级管理的业务档案,由各乡林业站档案员负责收集、整理、立卷,定期向县级站档案室移交,由县级站档案室统一保管和提供利用。凡划归为乡级管理的业务档案,由各乡林业站档案员负责收集、整理、立卷,并负责保管和提供利用。

作者:刘洪梅 单位:白城市林业工作站

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